Penerapan Komunikasi di Tempat Kerja

Ilustrasi Rapat

Dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang atau tim, diperlukan komunikasi dan kerjasama. Jika sekelompok orang itu bersama-sama melakukan sesuatu untuk tujuan yang sama, maka tujuan bersama itu perlu diketahui oleh semua anggota, dan untuk dapat dipahami oleh semua anggota yang terlibat, hal itu perlu dikomunikasikan. Semua kegiatan sekelompok orang itu diletakkan dalam kerangka komunikasi. Tanpa komunikasi tidak mungkin tercapai kerjasama.

Tiga hal yang menyertai tumbuhnya organisasi, adalah bahwa setiap orang dapat berkomunikasi satu dengan yang lainnya, mereka ingin melakukan sesuatu, dan mereka dapat menyelesaikan tujuan bersama. Ini merupakan tiga elemen penting untuk setiap organisasi, dan masing-masing sama pentingnya dalam melaksanakan fungsi organisasi secara efektif.

Di dalam organisasi modern, komunikasi merupakan dasar dari fungsi organisasi lainnya. Komunikasi tidak saja berfungsi untuk menyalurkan informasi dan membuat pemahaman setiap orang dan kelompok, tetapi juga menyatukan perilaku kelompok. Penyatuan perilaku menghasilkan dasar bagi kerjasama yang berkelanjutan, sehingga efisiensi dan kesinambungan fungsi organisasi tergantung dari seberapa baik saluran komunikasi itu bekerja.

Saluran komunikasi adalah jalur di mana berita berpindah dari orang yang satu kepada orang yang lain, dan/atau dari kelompok yang satu kepada kelompok yang lain. Semua organisasi menggunakan saluran komunikasi formal dan informal. Komunikasi dalam organisasi, berbeda dengan komunikasi langsung, komprehensivitasnya tidak diuji hanya dari efektivitas beritanya saja, tetapi juga oleh tiga hal lain, yaitu: berita itu harus dapat dipahami, berita itu dapat dipercaya, dan harus dapat dilaksanakan.

Tidak semua berita/pesan/instruksi dalam organisasi yang besar dan rumit dapat memenuhi ketiga hal di atas, karena satu dan lain hal, hanya berupa komunikasi satu arah yang tidak memungkinkan terjadinya umpan balik. Umpan balik yang cepat memungkinkan dipenuhinya pemahaman, kredibilitas dan penerimaan berita yang benar. 

Pengertian dan Tujuan

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).
2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain(Davis, 1981). 
4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain,komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).

Tujuan komunikasi Hewitt (1981), menjabarkan tujuan penggunaan proses komunikasi secara spesifik sebagai berikut:

1. Mempelajari atau mengajarkan sesuatu.
2. Mempengaruhi perilaku seseorang.
3. Mengungkapkan perasaan.
4. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain.
5. Berhubungan dengan orang lain.
6. Menyelesaian sebuah masalah.
7. Mencapai sebuah tujuan.
8. Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik.
9. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orang lain.

Prinsip Komunikasi

Prinsip-prinsip komunikasi seperti halnya fungsi dan definisi komunikasi mempunyai uraian yang beragam sesuai dengan konsep yang dikembangkan oleh masing-masing pakar. Istilah prinsip oleh William B. Gudykunst disebut asumsi-asumsi komunikasi. Larry A.Samovar dan Richard E.Porter menyebutnya karakteristik komunikasi. Deddy  Mulyana, Ph.D membuat istilah baru yaitu prinsip-prinsip komunikasi. Terdapat 12 prinsip komunikasi yang dikatakan sebagai penjabaran lebih jauh dari definisi dan hakekat komunikasi yaitu :

Prinsip 1 : Komunikasi adalah suatu proses simbolik.

Komunikasi adalah sesuatu yang bersifat dinamis, sirkular dan tidak berakhir pada suatu titik, tetapi terus berkelanjutan.

Prinsip 2 : Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi.

Setiap orang tidak bebas nilai, pada saat orang tersebut tidak bermaksud mengkomunikasikan sesuatu, tetapi dimaknai oleh orang lain maka orang tersebut sudah terlibat dalam proses berkomunikasi. Gerak tubuh, ekspresi wajah (komunikasi non verbal) seseorang dapat dimaknai oleh orang lain menjadi suatu stimulus.

Prinsip 3 : Komunikasi punya dimensi isi dan hubungan.

Setiap pesan komunikasi mempunyai dimensi isi dimana dari dimensi isi tersebut kita bisa memprediksi dimensi hubungan yang ada diantara pihak-pihak yang melakukan proses komunikasi. Percakapan diantara dua orang sahabat  dan antara dosen dan mahasiswa di kelas berbeda memiliki dimensi isi yang berbeda.

Prinsip 4 : Komunikasi itu berlangsung dalam berbagai tingkat kesengajaan.

Setiap tindakan komunikasi yang dilakukan oleh seseorang bisa terjadi mulai dari tingkat kesengajaan yang rendah artinya tindakan komunikasi yang tidak direncanakan (apa saja yang akan dikatakan atau apa saja yang akan dilakukan secara rinci dan detail), sampai pada tindakan komunikasi yang betul-betul disengaja (pihak komunikan mengharapkan respon dan berharap tujuannya tercapai)

Prinsip 5 : Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu.

Pesan komunikasi yang dikirimkan oleh pihak komunikan baik secara verbal maupun non-verbal disesuaikan dengan tempat, dimana proses komunikasi itu berlangsung, kepada siapa pesan itu dikirimkan dan kapan komunikasi itu berlangsung.

Prinsip 6 : Komunikasi melibatkan prediksi peserta komunikasi.

Tidak dapat dibayangkan jika orang melakukan tindakan komunikasi di luar norma yang berlaku di masyarakat. Jika kita tersenyum maka kita dapat memprediksi bahwa pihak penerima akan membalas dengan senyuman, jika kita menyapa seseorang maka orang tersebut akan membalas sapaan kita. Prediksi seperti itu akan membuat seseorang menjadi tenang dalam melakukan proses komunikasi.

Prinsip 7 : Komunikasi itu bersifat sistemik.

Dalam diri setiap orang mengandung sisi internal yang dipengaruhi oleh latar belakang budaya, nilai, adat, pengalaman dan pendidikan.Bagaimana seseorang berkomunikasi dipengaruhi oleh beberapa hal internal tersebut.Sisi internal seperti lingkungan keluarga dan lingkungan dimana dia bersosialisasi mempengaruhi bagaimana dia melakukan tindakan komunikasi.

Prinsip 8 : Semakin mirip latar belakang sosial budaya semakin efektiflah komunikasi.

Jika dua orang melakukan komunikasi berasal dari suku yang sama, pendidikan yang sama, maka ada kecenderungan dua pihak tersebut mempunyai bahan yang sama untuk saling dikomunikasikan. Kedua pihak mempunyai makna yang sama terhadap simbol-simbol yang saling dipertukarkan.

Prinsip 9 : Komunikasi bersifat nonsekuensial.

Proses komunikasi bersifat sirkular dalam arti tidak berlangsung satu arah. Melibatkan respon atau tanggapan sebagai bukti bahwa pesan yang dikirimkan itu diterima dan dimengerti.

Prinsip 10 : Komunikasi bersifat prosesual, dinamis dan transaksional.

Konsekuensi dari prinsip bahwa komunikasi adalah sebuah proses adalah komunikasi itu dinamis dan transaksional. Ada proses saling memberi dan menerima informasi diantara pihak-pihak yang melakukan komunikasi.

Prinsip 11 : komunikasi bersifat irreversible.

Setiap orang yang melakukan proses komunikasi tidak dapat mengontrol sedemikian rupa terhadap efek yang ditimbulkan oleh pesan yang dikirimkan. Komunikasi tidak dapat ditarik kembali, jika seseorang sudah berkata menyakiti orang lain, maka efek sakit hati tidak akan hilang begitu saja pada diri orang lain tersebut.

Prinsip 12 : Komunikasi bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah.

Dalam arti bahwa komunikasi bukan satu-satunya obat mujarab yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah.

Pentingnya Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu hal yang sangat kritikal, apalagi disaat anda berada dalam sebuah organisasi. Karena di dalam komunikasi tersebut memuat informasi-informasi yang harus disampaikan kepada pihak lain secara runtut, benar dan jelas.  Jika ada kesalahan pada saat penyampaian tersebut, sehingga proses komunikasi terganggu, maka akan terjadi kesalahpahaman dan kesalahpahaman tersebut dapat berakhir menjadi sebuah chaos. Hal tersebut di atas memang sebuah kenyataan, bayangkan bila anda harus berkomunikasi dengan orang lain tetapi orang tersebut tidak dapat memberikan informasi yang ingin disampaikan, yang terjadi adalah salah paham.

Di dalam organisasi sendiri peran komunikasi terbagi menjadi 4 (empat) bagian, antara lain :

1. Fungsi informative: Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Yang dimaksud adalah seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik,dan lebih tepat secara merata. 
2. Fungsi regulative: Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulative :
• Pertama, Atasan atau orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. 
• Kedua, Berkaitan dengan pesan (message) pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
3. Fungsi persuasive: Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih suka mempersuasi bawahanya dari pada memberi perintah.
4. Fungsi integrative: Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan pekerja dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.

Dari ke-4 (empat) Fungsi di atas tergantung dari bagaimana kita menyikapi dan mengambil fungsi yang mana di dalam kondisi yang seperti apa, sebab dengan kita bisa memilih, maka akan menentukan keberhasilan dalam berkomunikasi itu sendiri. Di sisi lain, jika memandang komunikasi dari perspektif organisasi, maka struktur organisasi merupakan hal terpenting yang menjadi perhatian, karena struktur organisasi merupakan sebuah filter atau pengatur utama dalam menyampaikan informasi kepada anggota organisasi. Dimana fungsi terpenting tersebut adalah membatasi aliran komunikasi dari permasalahan kelebihan informasi. Sebab jika aliran informasi tidak ada yang mengatur atau tidak ada filternya, yang terjadi adalah gosip dan iri hati, sehingga suasana kerja menjadi tidak nyaman dan pada akhirnya berubah menjadi kekacauan. Komunikasi akan berjalan dengan efektif jika masng-masing orang yang berkomunikasi mengetahui informasi secara lengkap. Seperti yang dapat dilihat pada bagan berikut:

Contoh Bagan Komunikasi

Komunikasi antar pribadi dapat diperbaiki dengan 2 (dua) cara, yaitu : 

1. Perluasan (Exposure). Merupakan upaya untuk memperbesar bidang arena dan memperkecil “bidang depan”. Caranya adalah dengan menjelaskan atau memberikan informasi kepada orang lain, sehingga mereka memahami informasi yang di butuhkan. Dengan demikian maka komunikasi yang terjadi akan efektif (seperti bidang Arena). 
2. Umpan Balik (Feedback). Merupakan cara lain untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antar individu. Seperti “bidang gelap” dimana diri sendiri yang tidak mengetahui informasinya, sedangkan orang lain mengetahuinya. Dalam kondisi seperti itu, komunikasi akan efektif jika diri sendiri mendapat umpan balik dari orang lain, dimana orang lain mau memberikan informasi kepada diri sendiri.

Komunikasi yang tidak efektif disebabkan oleh banyak faktor, hal tersebut dikarenakan begitu kompleksnya proses komunikasi, mulai dari tingkat individu, kelompok sampai dengan organisasi itu sendiri. Hambatan-hambatan terhadap komunikasi yang efektif, antara lain :

1. Menilai Sumber: Penafsiran terhadap suatu pesan dipengaruhi oleh orang yang mengirim pesan tersebut.
2. Tekanan Waktu: Contohnya, seorang manajer seringkali tidak mempunyai waktu untuk berkomunikasi dengan bawahannya, karena mereka terlalu sibuk, dan informasi pentingpun terlewatkan. 
3. Mendengarkan Secara Efektif: Orang hanya cenderung mendengarkan informasi secara parsial atau bagian tertentu saja, dan mengabaikan informasi yang tidak diinginkan. 
4. Masalah Bahasa: Komunikasi merupakan suatu proses simbolis yang sebagian besar tergantung pada kata-kata yang mengandung arti tertentu. 
5. Bahasa Kelompok: Pada umumnya kelompok-kelompok professional mengembangkan istilah-istilah teknis yang hanya dimengerti oleh kelompoknya saja. 
6. Perbedaan kerangka acuan: Komunikasi yang efektif memerlukan adanya proses penguraian didasarkan pada suatu pengalaman yang sama. Maka jika tidak memiliki pengalaman yang sama, komunikasi mulai akan terganggu. 
7. Beban komunikasi berlebihan: Jika penerima mendapatkan informasi lebih dari yang kemungkinannya dapat mereka tangani maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang berlebihan.

Hambatan-hambatan di atas merupakan hambatan umum yang sering di alami oleh semua orang, dan untuk menyikapi hambatan tersebut adalah:

1. Meningkatkan Umpan Balik: Kesalahpahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dilakukan dengan baik. Yaitu memastikan kembali bahwa lawan komunikasi kita sudah memahami yang kita maksudkan.
2. Empati: Komunikator harus menempatkan dirinya sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa dan saluran disesuaikan dengan kondisi penerima. 
3. Pengulangan: Cara efektif untuk meningkatkan efektivitas komunikasi adalah mengulai pesan.
4. Menggunakan bahasa yang sederhana: Bahasa yang kompleks, istilah-istilah teknis dan jargon yang sulit dipahami oleh pendengar atau penerima, merupakan faktor dari bahasa. 
5. Penentuan waktu yang selektif: Suatu permasalahan dalam komunikasi antar pribadi dimana komunikator mulai menyampaikan pesannya pada saat penerima belum siap untuk mendengarkan. 
6. Mendengarkan secara efektif: Komunikasi adalah masalah memahami dan dipahami.
7. Mengatur arus informal: Dilakukan pengaturan informasi yaitu dengan menegaskan kembali fungsi tanggung jawab antar bagian di dalam struktur organisasi.

-------------------------------
Materi disadur dari:


MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR KONTRUKSI BIDANG ARSITEKTUR SUB SEKTOR ARSITEKTUR LANSKAP JABATAN KERJA PERANCANG LANSKAP : PENERAPAN KOMUNIKASI DI  TEMPAT KERJA