Melaksanakan Koordinasi di Tempat Kerja

Masih berkaitan dengan Penerapan Komunikasi di Tempat Kerja, kali ini kita akan sharing tentang pelaksanaan koordinasi di tempat kerja. Materi disadur dari: MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR KONTRUKSI BIDANG ARSITEKTUR SUB SEKTOR ARSITEKTUR LANSKAP JABATAN KERJA PERANCANG LANSKAP : "PENERAPAN KOMUNIKASI DI  TEMPAT KERJA".

Semoga bermanfaat sebagai sebuah referensi atau literatur bagi yang memerlukannya.

Koordinasi Persiapan Pelaksanaan Kegiatan atau Pekerjaan
Sumber Foto : Kantor Perbekel Desa Lodtunduh

1. Tinjauan Umum Koordinasi

1.1. Pengertian Koordinasi

Berikut dipaparkan beberapa pendapat dari para ahli mengenai pengertian koordinasi dalam pelaksanaan suatu proses kegiatan di tempat kerja.

• G.R Terry:Koordinasi adalah suatu usaha yang sikron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan
• E.F.L Brech:Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan tersebut dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
• M.c Farland: Koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindkan didalam mencapai tujuan bersama.
• Dr. Awaluddin Djamin M.P.A :Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sehingga terdapat saling mengisi, membantu dan melengkapi.
• Drs. H Malayu S.P Hasibuan :Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan pekerjaanpekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan oganisasi.
• Handoko :Koordinasi adalah proses pengitegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

1.2. Masalah-masalah dalam Koordinasi

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:

• Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
• Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk.Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.
• Perbedaan dalam orientasi waktu.
• Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
• Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi.
• Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
• Perbedaan dalam formalitas struktur.
• Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi pekerja.

1.3. Pentingnya Koordinasi

Mengingat bahwa dalam satu organisasi terdiri dari banyak divisi, maka koordinasi menjadi sangat penting untuk:

• Mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan.
• Agar pekerja dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
• Dapat memanfaatkan sarana dan prasarana dalam pencapaian tujuan.
• Agar semua unsur manajemen dan pekerjaan masing-masing individu pekerja harus membantu tercapainya tujuan organisasi.
• Agar semua tugas, kegiatan dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

1.4. Tipe-tipe Koordinasi

• Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab. Koordinasi vertical secara relative mudah diilakukan atasan dapat memberi sanksi aparat yang sulit diatur.
• Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatankegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.

1.5. Sifat-sifat Koordinasi

• Koordinasi bersifat dinamis, bukan statis.
• Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinasi (manager) dalam rangka mencapai sasaran.
• Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan

2. Koordinasi Pelaksanaan Pekerjaan

2.1. Prinsip-prinsip Organisasi dalam Pelaksanaan Koordinasi

• Kejelasan tujuan: setiap kelompok tugas mempunyai tujuan yang jelas yang berkontribusi terhadap tujuan organisasi.
• Pemahaman tugas: Setiap kelompok tugas harus didefinisikan dengan jelas sehingga setiap orang paham apa tugas masing-masing.
• Komando: setiap kelompok tugas harus jelas siapa yang bertanggung jawab, dan semua pihak yang terkait mengenal siapa yang mempunyai tanggung jawab terhadap kelompok tugas tertentu.
• Responsibiliti: Penanggung jawab tiap kelompok tugas harus bertanggung jawab terhadap kinerja dari orang-orang yang ada dalam kelompoknya.
• Otoritas: setiap penanggung jawab harus mempunyai kewenangan sesuai dengan tanggung jawabnya.
• Rentang kendali: Seorang penanggung jawab hanya mempunyai kemampuan untuk mengendalikan antara 6 sampai 10 orang.
• Keseimbangan: Seorang penanggung jawab dari beberapa kelompok harus bisa menyeimbangkan kelompok yang satu dengan kelompok yang lain, sehingga tidak terjadi ketimpangan.

Untuk membantu dalam pelaksanaan koordinasi, perlu diperhatikan butir-butir di bawah ini:

• Mengkoordinasikan kegiatan:
• Apa yang akan dikerjakan?
• Dimana kegiatan akan dilaksanakan?
• Kapan kegiatan akan dilaksanakan?
• Perlengkapan apa yang dibutuhkan?
• Bagaimana mengatur kegiatan tersebut?
• Mengkoordinasikan orang:
• Siapa yang akan ambil bagian?
• Siapa akan melakukan apa?
• Siapa yang akan memimpin?
• Komunikasi:
• Apakah seluruh informasi yang dibutuhkan tersedia?
• Apakah seluruh informasi yang dibutuhkan sudah dikomunikasikan?

2.2. Manfaat Koordinasi Pelaksanaan Pekerjaan

Untuk mengupayakan terjadinya koordinasi memang membutuhkan waktu, akan tetapi jika koordinasi dilakukan dengan baik maka akan memperoleh manfaat, antara lain adalah:

• Meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam merespons.
• Ketika organisasi memulai koordinasi dengan berbagi informasi makan akan terjadi peningkatan efisiensi dan kecepatan member respons jika terjadi masalah.  Dengan adanya koordinasi maka keputusan dapat diambil lebih cepat.
• Merupakan kerangka kerja untuk pengambilan keputusan strategic terhadap isu yang menjadi kepedulian bersama:
• Melalui mekanisme koordinasi, semua organisasi yang berkoordinasi mempunyai peluang untuk mengidentifikasi kebutuhan atau masalah dan berpartisipasi dalam proses perencanaan strategis.
• Mempersatukan pendekatan strategic dalam merespons masalah atau kebutuhan.
• Meminimalkan kesenjangan maupun duplikasi kegiatan.
• Pembagian tugas yang lebih jelas dari unit kerja atau organisasi yang berkoordinasi.

3. Jadwal Koordinasi Pelaksanaan Pekerjaan

Bekerja secara tim tentunya membutuhkan sebuah perencanaan yang matang. Koordinasi di antara setiap anggota harus diatur dengan sebuah jadwal serta alur kerja yang terstruktur. Faktor komunikasi juga harus mendapatkan perhatian untuk mempermudah koordinasi kerja tersebut. Jadwal merupakan penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan langkah-langkah kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran. Pendekatan yang sering dipakai untuk penyusunan jadwal adalah pembentukan jaringan kerja, yang menggambarkan suatu grafik hubungan urutan pekerjaan proyek.

Jadwal waktu sangat penting sekali artinya bagi pimpinan proyek di dalam melaksanakan pekerjaannya. Dengan adanya jadwal waktu ini, pimpinan proyek dapat mengetahui dengan jelas rencana kerja yang akan dilaksanakannya, sehingga kontinuitas pekerjaan dapat dipelihara. Adapun tujuan dari pembuatan jadwal waktu pelaksanaan adalah :

• Untuk menentukan target lamanya waktu pelaksanaan proyek.
• Sebagai pedoman bagi pelaksana untuk memudahkan di dalam pekerjaanya agar suatu pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan mencapai sasaran.
• Untuk memperhatikan alokasi sumber daya yang harus disediakan setiap kali diperlukan agar proyek berjalan lancar.
• Untuk mengontrol kemajuan pekerjaan sehingga apabila ada keterlambatan di dalam pelaksanaan dapat diketahui segera dan diambil langkah-langkah penanggulanganya.
• Untuk mengevaluasi hasil pekerjaan dimana hasil evaluasi dapat dipakai sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan sejenis.

Contoh Jadwal Pelaksanaan Kerja

4. Evaluasi Koordinasi Pelaksanaan Pekerjaan

Proses dan pelaksanaan monitoring dan evaluasi koordinasi pelaksanaan pekerjaan dilakukan untuk memperoleh fakta-fakta, data, dan informasi dalam proses upaya pencapaian tujuan, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan tidak terjadi penyimpangan.

Program monitoring dan evaluasi koordinasi pelaksanaan pekerjaan haruslah memfokuskan pada aktivitas administratif, pengkajian terhadap desain dari program monitoring dan evaluasi meliputi:

• Mengidentifikasi informasi tentang pijakan program aktifitas program,
• Menentukan lembaga yang akan menggunakan informasi yang dimonitor, dan
• Mengkaji efektivitas prosedur untuk pengumpulan, penyimpanan, pengambilan dan analisis data monitoring.

Bila dikaitkan dengan sistem yang kokoh, monitoring dan evaluasi tidak hanya dapat mengidentifikasi hasil-hasil program dan kegiatan, tetapi juga dapat menyediakan informasi mengenai kapan, mengapa, dan bagaimana implementasi program dan kegiatan tersebut tidak sesuai dari rencana semula dan kemudian menyajikan rekomendasi untuk mengatasi masalah tersebut.

Monitoring dan evaluasi kegiatan mencakup langkah-langkah menentukan kegiatan dan keluaran utama yang harus dimonitor. Untuk pekerjaan perancangan arsitektur misalnya, monitoring dan evaluasi dapat difokuskan pada hal-hal seperti pencapaian tujuan dan sasaran perancangan, proses penganalisaan tapak dan lingkungan, konsep rancangan bangunan serta implementasi konsep dalam bentuk rencana pengembangan desain. Yang perlu kita ingat adalah jangan berusaha untuk memonitor segala aspek. Yang penting kita memonitor apa yang telah dilakukan, keluaran apa yang dihasilkan, di mana, kapan, oleh siapa, dan untuk siapa. Kemudian, hasil monitoring itu dibandingkan dengan rencana semula, selisih antara rencana dan hasil monitoring dibuat laporannya, dan kemudian sejauh mungkin faktor-faktor penyebab perbedaan itu diidentifikasi. Tata cara penyimpanan data juga penting untuk mempermudah penyusunan laporan yang akurat dan tepat waktu. Sedapat mungkin sumber data yang telah dikumpulkan secara rutin dimanfaatkan dan mampu menciptakan format pelaporan yang tidak terlalu rumit, dengan sebagian hasilnya disajikan secara visual atau grafik.